Наиболее распространённые ошибки в логистике и как их избежать
Каждый перевозчик знает, что успех доставки зависит не только от водителя грузовика, но и от профессионализма логиста. Неопытный специалист может испортить выгодный груз с хорошими условиями перевозки и нанести ущерб репутации компании. Ниже мы собрали самые распространённые ошибки в работе логиста и советы по их предотвращению.
Неправильное планирование бюджета и расчёт дополнительных затрат
Ошибки при расчёте тарифов на доставку или таможенных сборов могут привести к увеличению логистических и производственных расходов, а также к потере доверия со стороны клиентов. Чтобы этого избежать, необходимо дважды проверять точность ставок, рассчитанных логистом.
Кроме того, опытный сотрудник должен хорошо разбираться во всех этапах перевозки и учитывать расходы на хранение и оформление документов.
Ошибки при работе с биржами грузоперевозок
Логист может разместить объявление о грузе на бирже и забыть о нём. Если объявление не обновляется, оно отключается. В результате транспортировка приостанавливается.
Как правило, операторы чаще всего откликаются на первые предложения в списке, поэтому объявления нужно обновлять регулярно. Также важно заполнять всю информацию корректно. Любая неточность или отсутствие данных может привести к потерям времени и денег.
Мониторинг исполнения условий заявки
После заполнения заявки логист должен контролировать транспортировку на всех этапах: связаться в день загрузки, поддерживать контакт с водителем во время поездки. В день разгрузки — уточнить, всё ли прошло успешно, подписаны ли документы. Если не контролировать процесс, могут возникнуть непредвиденные ситуации: например, длительная разгрузка или отсутствие нужных документов.
Пропущенные даты отгрузки
Отправитель всегда информирует логиста о готовности груза к отгрузке. Если сотрудник игнорирует такие сообщения, отгрузка и доставка задерживаются. Это повышает стоимость хранения и приводит к дополнительным расходам. В результате подрядчик может потерять клиента.
Неполная проверка документов
Для перевозки необходимы определённые виды документов:
Грузовые документы (количество, стоимость, таможенные коды),
Транспортные документы (свойства груза, условия перевозки),
Таможенные документы (информация о грузе).
Все три типа документов должны содержать одинаковую информацию. В противном случае груз могут задержать на таможне, а компания понесёт дополнительные расходы за проверку и перегрузку. Если документы отсутствуют, груз может быть отправлен на временное хранение или остаться на терминале. И в обоих случаях придётся платить. Если же проблему не удастся решить оперативно, может потребоваться обратная перевозка в страну отправления.
Сложности с оплатой с НДС и без НДС
Эта ошибка часто встречается у начинающих логистов, которые не до конца понимают, как работать с безналичной оплатой и выставлением счетов с НДС или без НДС. Например, в заявке указано, что доставка из Германии в Армению стоит $1500 с учётом НДС. Логист находит перевозчика за $1500 и рассчитывает на прибыль. Но при оформлении документов перевозчик требует указать сумму с НДС, хотя договорённость была на сумму без НДС. Логист может не осознавать, что это — совершенно разные вещи.
Очень важно, чтобы логисты умели правильно определять форму оплаты и различать счета с НДС и без НДС. Желательно иметь готовые инструкции с примерами расчётов для типичных ситуаций.
Неверная информация о грузе
Опытный логист знает, что подрядчики иногда предоставляют неточную информацию о ходе транспортировки. Чтобы избежать проблем, нужно работать только с проверенными и надёжными партнёрами.
Отсутствие контроля через специализированные программы
Опытный логист работает в одной или нескольких системах, где регистрируется груз, отслеживается его перемещение, статусы и другие данные. Иногда информация не попадает в систему. В результате логистическая компания не в курсе местоположения груза, бухгалтерия не может выставить счета и произвести оплату. Чем дольше сохраняется такая ситуация, тем серьёзнее последствия. Поэтому крайне важно своевременно вносить данные и обновлять статусы.